Senior Administrative Assistant - Sales

About Us

We produce globally recognized brands, and we grow the best business leaders in the industry. With a portfolio of trusted brands as diverse as ours, it is paramount our leaders are able to lead with courage the vast array of brands, categories and functions. We serve consumers around the world with one of the strongest portfolios of trusted, quality, leadership brands, including Always®, Ambi Pur®, Ariel®, Bounty®, Charmin®, Crest®, Dawn®, Downy®, Fairy®, Febreze®, Gain®, Gillette®, Head & Shoulders®, Lenor®, Olay®, Oral-B®, Pampers®, Pantene®, SK-II®, Tide®, Vicks®, and more. Our community includes operations in approximately 70 countries worldwide.  Please visit www.pg.com for the latest news and information about us and our brands.

The Opportunity

The Senior Administrative Assistant - Sales role covers a wide range of administrative responsibilities for P&G’s Toronto Sales Office. You will be responsible for assisting the sales team in execution of business strategies and driving growth for one of P&G's sales teams- the Cross Canada Team.  This role requires excellent organization and prioritization skills and a high level of digital learning agility. 

Position Responsibilities

• Support Cross Canada team events, meetings, supporting the culture team, onboarding new hires, team budget management, vendor payment system management, and managing folders & accesses.
• Provide executive assistant support to the Cross-Canada Team Leader and Directors as needed - managing calendars, time, and travel to allow for leadership to spend more time on business building tasks.
• Support and assist in executing strategies in team/organization, including supporting simplification projects.
• Grow into becoming the team’s sales finance system key-users, building expertise to support future needs. 
• Build knowledge of relevant external (legal, tax) and internal (e.g. decision authority, procure to pay) stewardship requirements. Helping to implement processes in line.
•  Ownership of execution of two trade shows per year including working with external suppliers, staffing booths, acquiring samples, etc.

• 3+ years of prior administrative/coordinator experience.
• Digital fluency within MS Office Suite, with ability to learn custom internal systems.
• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment. 
• Ability to develop effective relationships and manage expectations of multiple stakeholders .
• Initiative-taking and solution led mindset – identifies improvement opportunities and leads implementation.
• Excellent organization and prioritization skills.
• Ability to work onsite 2 days per week in Toronto based office.

What we offer:

• Responsibilities from Day1; you will have ownership for your work plan from the beginning and will have important projects and responsibilities to deliver 
• Flexible benefits coverage, competitive salary and pension plan after 1 year of service
• Access to employee wellness programs including Employee & Family Assistance Program, employee support system, and psychology benefits
• Access to P&G’s flexible work arrangements, including our new hybrid work approach and our Work-from-Home Equipment Allowance to support our hybrid approach) 

Additional considerations:

• This is a non-management position.
• Relocation is not offered for this position.

How to apply:

Apply on www.pgcareers.com and complete both your application AND assessments as soon as possible as we will be reviewing applications on a rolling basis.

Application process & Assessment Overview:  

We encourage you to review the information here for details on what to expect and our hiring process.  If your skills match our requirements, you will be asked to complete an online assessment(s). Assessment scores are valid for 12 months.  To apply previous scores please click on the assessment link(s). If your score has expired, you will be prompted to re-write the assessments. 

Additional Information 

We are committed to employment equity and value diversity at our company.  We encourage Indigenous Peoples, persons with disabilities, veterans and persons of all ages, races, ethnicities, religions, abilities, sexual orientations, and all gender identities and expressions to apply. 

P&G is committed to accommodating any applicant with a disability, as required by law, during the recruitment, assessment, and selection process. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please click here to submit your request. If you require accommodation for the assessment process: 1) submit your request, 2) do not complete either assessment until you have been contacted for documentation verification. Thank you in advance for your patience. 

Sponsorship for work authorization is not available for this role. It is the applicant’s responsibility to ensure they are authorized to work in the location to which they apply. 

À propos de nous

Nous produisons des marques reconnues mondialement et formons les meilleurs leaders du secteur. Avec un portefeuille de marques de confiance aussi diversifié que le nôtre, il est essentiel que nos dirigeants soient capables de piloter avec audace l'ensemble de nos marques, catégories et fonctions. Nous offrons aux consommateurs du monde entier l'un des portefeuilles les plus solides de marques leaders, fiables et de qualité, parmi lesquelles Always®, Ambi Pur®, Ariel®, Bounty®, Charmin®, Crest®, Dawn®, Downy®, Fairy®, Febreze®, Gain®, Gillette®, Head & Shoulders®, Lenor®, Olay®, Oral-B®, Pampers®, Pantene®, SK-II®, Tide®, Vicks® et bien d'autres. Notre présence s'étend sur environ 70 pays à travers le monde. Pour en savoir plus sur notre entreprise et nos marques, visitez www.pg.com.

L'occasion

Le poste d'adjoint administratif principal – Ventes couvre un large éventail de responsabilités administratives pour le bureau des ventes de P&G à Toronto. Vous serez responsable d'assister l'équipe des ventes dans la mise en œuvre des stratégies d'affaires et de stimuler la croissance de l'une des équipes de vente de P&G : l'équipe pancanadienne. Ce rôle exige d'excellentes compétences en organisation et en priorisation, ainsi qu'une grande capacité d'apprentissage numérique.

Responsabilités du poste

Soutenir les événements et réunions de l'équipe pancanadienne, l'équipe Culture d'entreprise, l'intégration des nouveaux employés, la gestion du budget de l'équipe, la gestion du système de paiement des fournisseurs et la gestion des dossiers et des accès.

Fournir un soutien administratif au chef d'équipe et aux directeurs de l'équipe pancanadienne, au besoin : gestion des calendriers, du temps et des déplacements afin de permettre à la direction de consacrer plus de temps au développement des affaires.

Soutenir et contribuer à la mise en œuvre des stratégies au sein de l'équipe et de l'organisation, notamment en participant aux projets de simplification.

Devenir l'utilisateur clé du système financier des ventes de l'équipe et développer une expertise pour répondre aux besoins futurs.

Acquérir des connaissances sur les exigences de gouvernance externes (juridiques, fiscales) et internes (p. ex., pouvoir décisionnel, processus d'approvisionnement). Contribuer à la mise en œuvre des processus en conséquence.

Responsabilité de l'organisation de deux salons professionnels par année, y compris la collaboration avec les fournisseurs externes, la gestion du personnel des kiosques, l'acquisition d'échantillons, etc.

Plus de 3 ans d'expérience en administration/coordination.

Maîtrise de la suite Microsoft Office et capacité d'apprentissage de systèmes internes spécifiques.

Capacité de travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement dynamique.

Capacité à établir des relations efficaces et à gérer les attentes de multiples parties prenantes.

Esprit d'initiative et orientation solutions : capacité à identifier les occasions d'amélioration et à en piloter la mise en œuvre.

Excellentes compétences en organisation et en priorisation.

Disponibilité pour travailler sur place 2 jours par semaine dans nos bureaux de Toronto.

Ce que nous offrons :

Responsabilités dès le premier jour ; Vous serez responsable de votre plan de travail dès le départ et aurez d'importants projets et responsabilités à mener à bien.

Avantage social flexible, salaire compétitif et régime de retraite après 1 an d'ancienneté.

Accès aux programmes de bien-être des employés, notamment le Programme d'aide aux employés et à leur famille, le système de soutien aux employés et les services de psychologie.

Accès aux modalités de travail flexibles de P&G, y compris notre nouvelle approche hybride et notre allocation pour l'équipement de télétravail.

Renseignements supplémentaires :

Il s'agit d'un poste non cadre.

Les frais de déménagement ne sont pas prévus pour ce poste.

Comment postuler :

Postulez sur www.pgcareers.com et complétez votre demande ET vos évaluations dès que possible, car nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur réception.

Processus de candidature et aperçu des évaluations :

Nous vous invitons à consulter les renseignements ici pour en savoir plus sur le déroulement du processus de recrutement. Si vos compétences correspondent à nos exigences, vous serez invité(e) à passer une ou plusieurs évaluations en ligne. Les résultats des évaluations sont valides pendant 12 mois. Pour utiliser vos résultats précédents, veuillez cliquer sur le(s) lien(s) d'évaluation. Si votre pointage a expiré, vous serez invité(e) à refaire les évaluations.

Renseignements supplémentaires

Nous sommes attachés à l'équité en matière d'emploi et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous encourageons les Autochtones, les personnes handicapées, les anciens combattants et les personnes de tous âges, origines ethniques, religions, capacités, orientations sexuelles et identités et expressions de genre à postuler.

P&G s'engage à prendre des mesures d'adaptation pour toute personne handicapée, conformément à la loi, tout au long du processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation liées à un handicap pour participer au processus de recrutement, veuillez cliquer ici pour soumettre votre demande. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pour le processus d'évaluation : 1) soumettez votre demande, 2) ne complétez aucune évaluation avant d'avoir été contacté(e) pour la vérification des documents. Nous vous remercions d'avance de votre patience.

Le parrainage pour l'obtention d'un permis de travail n'est pas offert pour ce poste. Il est de la responsabilité du/de la candidat(e) de s'assurer qu'il/elle est autorisé(e) à travailler à l'endroit où il/elle postule.